Seit dem 1. Januar 2020 gelten durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) neue Anforderungen für elektronische bzw. computergestützte Kassensysteme sowie Registrierkassen. Einer der Regelungspunkte war die Pflicht zur Ausgabe von Belegen, bekannt geworden auch unter dem Begriff „Bon-Pflicht“.
Allerdings werden auch andere Aspekte im Hinblick auf die Kassenführung geregelt, so etwa die Anforderungen an die technische Sicherheit der Kassen. Hier läuft mit Ende des 30. September 2020 nun eine Übergangsregel ab, die besonders den stationären Handel betrifft. Ab dem 1. Oktober 2020 müssen Betroffene sicherstellen, dass die Anforderungen erfüllt werden.
Hintergrund der KassenSichV
Zweck der Kassensicherungsverordnung ist die Vermeidung von Schwarzgeld und Steuerhinterziehung: Bislang konnte sich die Arbeit der deutschen Finanzämter hier schwierig gestalten, da die Aufzeichnungssysteme der Kassen mitunter Raum für Manipulation ließen. Maßnahmen wie die Bon-Pflicht sollen an dieser Stelle Abhilfe schaffen.
Sicherheitspflicht bei der Kassenführung
Neben der Bon-Pflicht treten neue Anforderungen an die Sicherheit der Kassensysteme selbst auf den Plan. Alle Daten, die mit elektronischen Kassensystemen aufgezeichnet werden, müssen durch die KassenSichV mittels einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) gegen nachträgliche Manipulation geschützt werden. Diese besteht aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle. Die Anforderung gilt für alle elektronischen Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 1 S. 1 Abgabenordnung, also
- elektronische Kassensysteme
- computergestützte Kassensysteme
- Registrierkassen
Nicht betroffen sind laut der KassSichV elektronische Buchhaltungsprogramme, Warenautomaten, Geldautomaten, Taxameter oder Waren- und Geldspielgeräte. Auch gibt es nach wie vor keine Registrierkassenpflicht – wer eine offene Kasse nutzt, ist hier also nicht betroffen.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ab 1. Oktober 2020
Zur Nachrüstung von Kassen war zunächst eine Frist bis zum 1. Januar 2020 vorgesehen. Auf Grund von Schwierigkeiten bei der technischen Umsetzung und Verfügbarkeit wurde diese Frist jedoch „verschoben“: Ein BMF-Schreiben vom 6. November 2019 teilt mit, dass es nicht beanstandet wird, wenn die elektronischen Aufzeichnungssysteme längstens bis zum 30. September 2020 noch nicht über eine solche zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen.
Diese Übergangsfrist betrifft jedoch nur die Nachrüstung – neue Systeme, die die Anforderungen nicht erfüllen, dürfen schon seit Jahresbeginn nicht mehr in Verkehr gebracht werden. Bestehende Systeme, die sich nicht ohne Weiteres nachrüsten lassen, können unter bestimmten Umständen noch bis Ende 2022 weiter genutzt werden – ob das eigene System tatsächlich bauartbedingt nicht nachrüstbar ist, sollte mit dem Anbieter des Kassensystems geklärt werden.
Die ablaufende Übergangsfrist sollte jedenfalls beachtet werden. Es besteht insbesondere die Möglichkeit von sogenannten Kassennachschauen, das sind unangemeldeten Kassenkontrollen durch die Finanzbehörden.
Update: Weitere Härtefallfrist in Hessen, Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hamburg und Niedersachsen
Das hessische Ministerium der Finanzen hat mitgeteilt, dass es in den Bundesländern Hessen, Nordrhein-Westfalen, Bayern, Hamburg und Niedersachsen mehr Zeit für die technische Umstellung der Kassensysteme geben soll. Viele Unternehmen hätten aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen im Zuge der Senkung der Mehrwertsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen. Die jeweiligen Minister der Finanzen haben sich auf eigene Härtefallregelungen geeinigt, da das Bundesfinanzministerium an seiner Frist zu Ende September 2020 festhält. Mit den Härtefallregelungen soll, in geeigneten Fällen, nun eine Frist bis zum 31. März 2021 gelten, in der Kassensysteme durch die Länder nicht beanstandet werden.
In Hessen etwa könne die Regelung gelten, „wenn das Unternehmen
- die TSE bei einem Kassenfachhändler, einem Kassenhersteller oder einem anderen Dienstleister bis zum 30. September 2020 nachweislich verbindlich bestellt oder den Einbau verbindlich in Auftrag gegeben hat;
- der Einbau einer cloud-basierten TSE vorgesehen, eine solche jedoch nachweislich noch nicht verfügbar ist.“
Für Fragen, welche Bedingungen an die Inanspruchnahme der Härtefallregelung geknüpft sind, sollten sich Betroffene an ihr zuständiges Finanzamt wenden.
