Change Management » So gelingt Veränderung

Was bedeutet Change Management?

Es gibt verschiedene Gründe, dein Unternehmen strategisch neu auszurichten. Den Prozess einer strategischen Neuausrichtung bezeichnet man als Change Management Prozess. 

Aber der Mensch ist ein Gewohnheitstier und jede Veränderung erschüttert einen vermeintlich sicheren Hafen aus Routinen und Gewohnheiten. Um Veränderungen effizienter, aber auch angenehmer zu gestalten, kommt Change Management zum Einsatz. 

Bei Change Management geht es um die Umsetzung ausgewählter Maßnahmen, um entweder Abteilungen oder das gesamte Unternehmen tiefgreifend zu restrukturieren bzw. verändern und sich dabei von einem Ausgangszustand zu einem definierten Zielzustand zu entwickeln. 

Es geht also nicht nur darum, einzelne Prozesse zu optimieren. Ziel des Change Management ist es, Strukturen, Prozesse und Verhaltensweisen tiefgreifend auf ein konkretes Ziel ausgerichtet zu verändern. Für die Umsetzung kommen verschiedene Methoden, Modelle und Tools zum Einsatz. 

Change vs. Transformation
Mit Change wird eine konkrete und messbare Veränderung erzielt, wodurch das Projekt bzw. der Prozess einen klaren Anfang und ein klares Ende hat. Transformation ist grundlegender und experimenteller. In einem Transformationsprozess verändert man das gesamte Unternehmen oder sucht nach einem neuen Geschäftsmodell für die Zukunft.

Was sind die Ziele von Change Management?

Klassische Ziele für Change Management sind zum Beispiel: 

1. Innovation (Wie schaffen wir Neues?) 
2. Kundenorientierung (Wie verbessern wir unser Angebot?) 
3. Beweglichkeit (Wie agieren wir schneller/ flexibler?)
4. Nachhaltigkeit (Wie senken wir unseren Ressourcenverbrauch?)
5. Globale Präsenz (Wie können wir expandieren?) 

Im effektiven Change Management geht es grundsätzlich darum, das loszuwerden, was nicht mehr funktioniert, um Platz für etwas Neues zu schaffen. Es geht nicht darum, die Idee deines Unternehmens über den Haufen zu werfen, ganz im Gegenteil: Das, was funktioniert, musst du behalten. 

Dabei müssen auch die Mitarbeiter bereit für Veränderungen sein. Mit Changeability ist also nicht nur die organisatorische Veränderungsfähigkeit, sondern auch die handelnder Menschen gemeint. 

Welche Arten von Change gibt es?

Veränderung in deinem Unternehmen kann in den unterschiedlichsten Formen erfolgen. Du kannst zum Beispiel: 

1. eine neue Führungskraft einstellen 
2. eine Partnerschaft mit einem anderen Unternehmen eingehen 
3. in eine neue Region expandieren 
4. deine Produktpalette erweitern 
5. dein Geschäftsmodell ändern 
6. eine neue Zielgruppe erreichen

Für gewöhnlich werden dabei verschiedene Arten von Change unterschieden: 

Warum ist Change Management so wichtig?

Mit Hilfe von geplanten Veränderungen und Change Management kannst du 

1. deine Geschäftsstrategie ändern
2. das Arbeitsklima verbessern 
3. neue Führungskräfte einstellen 
4. neue Software einsetzen 
5. neue Zielgruppen erreichen
   
   

Veränderungen sind manchmal notwendig

Never change a running system – verändere niemals ein funktionierendes System, dieser Ausspruch kommt dir sicher bekannt vor. Was aber niemals funktionieren wird: Die Veränderungen von Technik, Gesellschaft und Konsumenten zu ignorieren, einfach weiterzumachen und zu hoffen, dass sich die Probleme von alleine lösen. 

Ist ein Change bzw. sind Veränderungen in deinem Unternehmen überhaupt notwendig? Die Antwort lautet Ja, wenn: 

1. Umsatz und Marktanteil monatlich und jährlich sinken 
2. die Mitarbeiterfluktuation hoch ist 
3. du Schwierigkeiten hast, leere Stellen (rechtzeitig) neu zu besetzen 
4. die genutzte Technologie ineffizient ist und für Produktivitätseinbußen und für Unzufriedenheit sorgt 
   
   

Was macht Change Management erfolgreich?

Change Management Prozesse sollten nur dann zum Einsatz kommen, wenn bei größeren Veränderungen auch intensiverer Widerstand erwartet wird. Ein Change-Prozess lohnt sich zum Beispiel, wenn: 

1. Die Führungs- oder Organisationsstruktur geändert wird 
2. Ein neues unternehmensweites Tool oder Technologie eingeführt wird 
3. Arbeitskultur oder Arbeitswerte aktualisiert werden sollen 
4. Eine Fusion oder eine Übernahme (oder Nachfolge) des Unternehmens bevorsteht 
5. Sich Richtlinien ändern oder neue Programme eingeführt werden 

Ein erfolgreiches Change Management bringt nicht nur dein Unternehmen voran, sondern kann dir auch vieles erleichtern: 

1. Grundsätzlich kannst du mit den Prozessen Widerstände gegen Veränderungen langfristig minimieren.  
2. Du kannst die Wahrscheinlichkeit von erfolgreichen Veränderungen damit steigern und 
3. negative Auswirkungen von Veränderungen reduzieren, sowie 
4. eine positive Dynamik in deinem Unternehmen aufbauen. 

Change Management hat weitere positive Effekte: 

1. Mitarbeiter und andere beteiligte Personen werden aktiv angesprochen und abgeholt. 
2. Mitarbeiter verstehen die Zusammenhänge der Veränderungen besser und können sich daher schneller an die neuen Abläufe oder Technologien anpassen. 
3. Durch den direkten Austausch mit allen Beteiligten wird hilfreiches Feedback gewonnen. 
4. Durch den strategischen Einsatz von Ressourcen können bestmögliche Ergebnisse erzielt werden.
5. Eine ganzheitliche Planung und Analyse der Prozesse reduziert Fehlerquellen auf ein Minimum. 

Konzepte, Modelle, Methoden, Tools, Software – Wie funktioniert Change Management? 

Beim Change Management und seiner Umsetzung begegnen dir viele verschiedene Konzepte, Methoden oder Tools. Mit unserem Überblick erfährst du, wie du deinen Change Management Prozess praktisch angehen kannst. 

Change Management Konzepte

Das 3-Phasen-Modell von Kurt Lewin, einem deutsch-amerikanischen Psychologen, fokussiert sich dabei eher auf Kommunikation: 

1. Unfreezing (Auftauen) 
   In dieser Phase wird den Teams des Unternehmens dabei geholfen, den Widerwillen gegen Veränderungen abzubauen und mit der Überzeugungsarbeit begonnen. Du erklärst in dieser Phase, warum die Veränderung notwendig ist und bereitest deine Mitarbeiter auf etwas Neues vor.
   
   
2. Changing (Verändern)
   In dieser Phase des Modells wird die organisatorische Veränderung eingeführt. Das Verändern besteht dabei aus mehreren Schritten, während alle Beteiligten Schritt für Schritt eingeführt werden.
   
   
3. Refreezing (Einfrieren)
   Die Veränderungen und die neuen Strukturen sind in dieser Phase nach Lewins Modell implementiert. Diese müssen nun verfestigt werden, damit das erreichte Ziel nach dem Change-Prozess zum neuen Standard werden kann.

Ein weiteres Konzept, das im agilen Projektmanagement bereits zum Arbeitsalltag gehört, sind Objectives and Key Results (OKR). Es handelt sich dabei um eine Zielsetzungsmethode. Hierbei werden Mitarbeiter in die Formulierung der Unternehmensziele mit einbezogen und erhalten eigene Etappenziele, die sie dafür erreichen müssen. “Objectives” sind dabei Ziele, die sehr ambitioniert aufgestellt und motivierend formuliert werden. Im Gegensatz zu den Key Results, also den Kennzahlen, müssen Objectives nicht messbar sein. 

In diesem Konzept werden aber nur circa 40 % der Ziele durch das Unternehmen festgesetzt, man nennt das auch top-down. Die restlichen 60 % werden durch die Mitarbeiter (bottom-up) festgelegt. Das hat den großen Vorteil, dass sich Mitarbeiter mit den Zielen identifizieren können und auch motiviert sind, die selbst gesetzten Ziele zu erreichen. 

Change Management Modelle

Change Management Modelle helfen dabei, Veränderungen zu strukturieren. 

8-Stufen-Modell von John Kotter

Im 8-Stufen-Modell von John Kotter wird wie folgt vorgegangen: 

1. Vermittlung der Dringlichkeit, wodurch du betonst, wie wichtig schnelles Handeln ist. 
   
   
2. Aufbau einer Führungskoalition, die die organisatorischen Veränderungen leitet und kommuniziert.
   
   
3. Entwicklung einer Vision, damit klar wird, wie sich die Zukunft vom Ist-Zustand unterscheiden wird. 
   
   
4. Kommunikation der Vision zur Veränderung, damit der Change unterstützt werden kann.
   
   
5. Abbau von Hindernissen, sodass die Ziele ohne Blockaden erreicht werden können. 
   
   
6. Feiern von kurzfristigen Erfolgen, um die Mitarbeiter zu motivieren. 
   
   
7. Evaluation von Erfolgen und Ableitung positiver Veränderungen, um weiterhin die Vision zu verwirklichen. 
   
   
8. Verankerung des Change in der Unternehmenskultur, damit die Veränderungen erstarken und die alten Gewohnheiten ersetzen können. 
   
   

5-Phasen-Modell Wilfried Krüger

Das 5-Phasen-Modell wurde vom Wirtschaftswissenschaftler Wilfried Krüger entwickelt. Es baut auf den Modellen von Lewin und Kotter auf. Krüger geht mit dem Modell davon aus, dass Phasen flexibel anpassbar sein müssen. Auch ein Rückschritt in frühere Phasen ist in seinem Modell möglich.

Während der Initialisierung führst du hier eine Ist-Analyse durch und findest heraus, welche Veränderungen notwendig sind. Anschließend erarbeitest du (ggf. mit ernannten Verantwortlichen) ein Konzept und Maßnahmen. Die Kommunikation des Change sollte früh und transparent erfolgen, um unter den Mitarbeitern die größtmögliche Bereitschaft zur Veränderung zu erreichen. 

Das Team setzt daraufhin die geplanten Maßnahmen um, wobei Projektverantwortliche den Fortschritt überprüfen. Hast du die Phase der Verstetigung erreicht, war der Change erfolgreich und du bereitest Mitarbeiter auf weitere Änderungen vor. 

ADKAR-Modell von Jeff Hiatt

Das ADKAR-Modell legt den Fokus eher auf den Einbezug der Mitarbeiter. 

Das wird in den 5 Phasen des Modells deutlich: 

1. Awareness: 
   Bei den Mitarbeitern wird ein Bewusstsein dafür geschaffen, dass Veränderung notwendig ist. Dabei wird offen kommuniziert, was verändert wird und wer wie stark betroffen ist. 
   
   
2. Desire
   Bei den Mitarbeitern wird der Wunsch nach Veränderung geweckt. Dafür kann man die Vorteile erläutern, die der Change nicht nur für das Unternehmen, sondern auch für die einzelnen Mitarbeiter mit sich bringt. 
   
   
3. Knowledge
   In dieser Phase wird den Mitarbeitern das Wissen vermittelt, welches sie für den Change benötigen. Dafür kannst du verschiedene Methoden nutzen: Workshops (z. B. für neue Workflows), Schulungen (z. B. für neue Anwendungen) oder Teambuildings. 
   
   
4. Ability
   Mitarbeiter trainieren hier die Fähigkeiten, die für einen erfolgreichen Change-Prozess notwendig sind. Dabei wird das neue Wissen umgesetzt und der Veränderungsprozess aktiv vorangetrieben. Bei Bedarf müssen dafür neue Strukturen oder Prozesse geschaffen werden. 
   
   
5. Reinforcement 
   Es werden erste Erfolge sichtbar, die an die Mitarbeiter kommuniziert werden sollten. Das verstärkt das Engagement der Mitarbeiter und zeigt auch, dass es kein Zurück mehr gibt. 
   
   

Change Management Methoden

Mit Change Management Methoden kannst du in den einzelnen Phasen des Prozesses die Veränderungen vorantreiben. Die Personalabteilung hat dabei eine besondere Bedeutung. HR (Human Ressources) ist in jeder Phase des Change Management Prozesses ein wichtiger strategischer Partner der Geschäftsleitung. Aufgaben einer HR-Führungskraft sind zum Beispiel: 

1. Moderation von Veränderungsprozessen
2. Weiterbildung der Mitarbeiter 
3. Wissensmanagement 

Insbesondere für HR-Führungskräfte sind diese Methoden also relevant: 

1. Konfliktmanagement 
   Veränderungen bringen möglicherweise Spannungen ins Team. HR übernimmt bei Konflikten die Rolle des Mediators und vermittelt. 
2. Teambuilding
   Change-Projekte stellen durch die aufreibende Zeit Teams und deren Zusammenhalt gerne mal auf die Probe. Mit Teamaktivitäten kann der Teamgeist beflügelt werden. 
3. Coaching durch Führungskräfte 
   Neue Rollen, mehr Verantwortung – Mitarbeiter brauchen Unterstützung, um in die neuen Strukturen hineinzuwachsen. HR-Führungskräfte sind zugleich Berater und Coaches. 
4. Change Reporting
   HR-Führungskräfte dokumentieren den Veränderungsprozess und die erreichten Ziele. In Change Reports wird der Fortschritt festgehalten und analysiert. 
5. Kulturanalyse 
   Wo gibt es Blockaden, wie kann man diese beseitigen und was zeichnet die Organisationskultur aus? Mit dieser Analyse ebnet HR den Weg für das Change Management Projekt.

HR-Mitarbeiter bzw. HR-Manager gestalten den Change Management Prozess also wesentlich mit, indem sie die Mitarbeiter in die Prozesse einbinden und ihnen dabei helfen, sich anzupassen. Ein Erfolgsfaktor für Change Management kann daher sein, HR-Manager als Change Manager zu betrachten. 

Change Management Tools  

Mit Hilfe von Tools kannst du den bevorstehenden Change Management Prozess besser planen und strukturieren, indem du Pläne und wichtige Daten visualisieren kannst. Außerdem kannst du Schulungsprogramme umsetzen und Feedback einholen von beispielsweise deinen Mitarbeitern. Solche Tools sind unter anderem: 

1. Kraftfeldanalyse als ein Tool zur Entscheidungshilfe wird auch Hindernis- und Hilfsmittelanalyse genannt. Hierbei untersuchst du, welche Faktoren für und gegen eine Veränderung sprechen. Dabei kannst du wie folgt vorgehen: 

Schritt 1: Du definierst deinen Veränderungsplan. Also welches Ziel verfolgst du und in welchem Zustand soll dein Unternehmen final sein? 

Schritt 2: Du überlegst dir, welche Kräfte bzw. Faktoren dir dabei helfen, deinen Plan umzusetzen. Berücksichtige dabei interne, aber auch externe Faktoren. 

Schritt 3: Du findest heraus, welche Faktoren gegen eine Veränderung sprechen und dich an der Umsetzung deiner Pläne hindern. Außerdem denkst du langfristig und überlegst dir Hürden, die zukünftig auf dich zukommen könnten. 

2. Stakeholder-Analyse ist eine Methode, mi der du herausfinden kannst, wer die Stakeholder deines Change Managements Projekts sind und weshalb ihnen das Projekt am Herzen liegt. Die ermittelten Stakeholder werden dafür durch unterschiedliche Faktoren kategorisiert, z. B. Einkommen, rechtliche Anforderungen oder geografische Lage. Dafür gehst du wie folgt vor: 

Identifikation: Wer ist von deinem Change Management Prozess betroffen?

Priorisierung: In welchem Ausmaß sind die Stakeholder vom Projekt betroffen? Auf Grundlage von Engagement und Interesse werden die Stakeholder nach Priorität geordnet. 

Stakeholder-Map: Die geordneten Stakeholder werden in einer Stakeholder-Map kategorisiert. Zusätzliche Kategorien können z. B. Mitarbeiter, Zulieferer oder Kunden sein. 

3. Prozesslandkarten ermöglichen dir, unterschiedliche Prozesse zu visualisieren, analysieren sowie nachvollziehen und allen (un)beteiligten Personen eine Übersicht zu wichtigen Informationen und aktuellen Geschehnissen liefern. Insbesondere in Vorbereitungsphasen sind Prozesslandkarten hilfreich, um den aktuellen Stand darzustellen. Du kannst jederzeit Änderungen vornehmen und Ideen hinzufügen.

Culture Mapping entsteht durch Befragung: Du ermittelst die Subkulturen deines Unternehmens (meistens die einzelnen Teams, wie Marketing, IT usw.) und bestimmst circa fünf Personen, die die Subkultur am besten repräsentieren. Diese werden anschließend befragt und ihre Einstellung eingeschätzt. Die gesammelten Informationen werden in einer Culture Map organisiert und analysiert.

Mit den richtigen Tools kannst du Herausforderungen bewältigen und effektiv an der Strategie festhalten, die du dir für deinen Veränderungsprozess festgelegt hast. 

Change Management Software 

Change Management Software kann dich in deinem Veränderungsprozess unterstützen. Mit einer Software kannst du beispielsweise die Kommunikation während des Prozesses organisieren, das Projekt planen und verfolgen, Mitarbeiter schulen bzw. einarbeiten oder Anleitungen und Erklärungen erstellen. 

Viima ist eine Plattform, mit der du Ideen erfassen, priorisieren und analysieren kannst. Besonders geeignet ist sie für die Entwicklung von Strategien für dein Change Management. Mit der Plattform kannst du deinen Mitarbeitern außerdem die Schritte des Prozesses näherbringen, was die Kommunikation erleichtert und die Zusammenarbeit an diesem Projekt fördert. 

ClickUp ist ein Tool zum Projektmanagement, mit dem du auch deinen Change Management Prozess abwickeln kannst. Hierbei kannst du die Phasen bzw. Stufen des Prozesses erfassen, eine Timeline mit geplanten Initiativen erhalten und weitere Plattformen verknüpfen, wie z. B. Slack oder HubSpot. 

Mit Venngage kannst du Change Management Prozesse visualisieren. Das Tool enthält Vorlagen für Handbücher, Zeitpläne oder Prozesse. Das ist hilfreich in der Kommunikation, da so der Veränderungsprozess dargestellt und greifbar gemacht werden kann. 

Grundsätzlich solltest du aber vermeiden, von einer Software zur nächsten zu wechseln. Das kann deinen Change Management Prozess unnötig verkomplizieren. 

Wie lange dauert ein Change-Management-Prozess?

Wie lange der Change-Management-Prozess genau dauert, ist von verschiedenen Faktoren abhängig, zum Beispiel Größe des Unternehmens und das Ausmaß der angestrebten Veränderung. 

Wenn beispielsweise nur kleine Änderungen in Arbeitsabläufen umgesetzt werden sollen, kann das innerhalb weniger Monate gelingen. Die Struktur des Unternehmens oder seine Kultur zu verändern und sich damit auch bei den Mitarbeitern zu etablieren, kann mehrere Jahre dauern. Die Dauer des Veränderungsprozesses ist dabei auch abhängig vom Plan des Projekts und seiner konsequenten Umsetzung. 

Viele Change-Management-Projekte scheitern, aber woran? 

Für das Scheitern von Veränderungen gibt es verschiedene Risikofaktoren: 

1. Du hast keine Prioritäten gesetzt. Du willst alles auf einmal und von allem zu viel: Mehr Kundennähe, mehr Innovation und auch noch expandieren. Das wird sich nicht auszahlen. Durch die vielen gleichzeitigen Veränderungen steigt das Fehlerpotenzial. Die Mitarbeiter können sich außerdem demotiviert und unsicher fühlen. Damit verzettelst du dich und stehst am Ende schlechter da als zuvor. Zu Beginn deines Change Management Projekts musst du also unbedingt Prioritäten setzen und einzelne Bereiche schrittweise verändern. 
2. Du setzt nur langfristige Ziele. Diese stehen natürlich im Vordergrund, aber die kurzfristigen Ziele dürfen nicht außer Acht gelassen werden. Häufig werden diese nicht ausreichend definiert oder getrackt. Kurzfristige Ziele zu setzen, macht den Change-Prozess transparenter und ermöglicht deinen Mitarbeitern Etappensiege. 
3. Du planst zu wenig Ressourcen ein. Für ein erfolgreiches Change-Management-Projekt muss nicht nur das Budget stimmen. Du benötigst außerdem ausreichend Personal, Know-How und auch Zeit für den Change-Prozess. Deine Mitarbeiter brauchen zusätzlich womöglich Schulungen, Workshops oder Teambuildings, wodurch sie zeitweise nicht im Tagesgeschäft tätig sein können. Um deine Ziele zu erreichen und den Willen zur Veränderung bei deinen Mitarbeitern zu erhalten, musst du die vorhandenen Ressourcen erkennen und strategisch planen.

1. Du kommunizierst schlecht. Dein Konzept und die angewandten Methoden können noch so genial sein – wenn du nicht richtig kommunizierst und deine Mitarbeiter nicht ins Boot holst, ist dein Veränderungsprozess zum Scheitern verurteilt. Du musst ein klares Kommunikationskonzept entwickeln und deine Mitarbeiter frühzeitig in die anstehenden Änderungen mit einbeziehen.
2. Du ignorierst die Unsicherheiten deiner Mitarbeiter. Alle deine Mitarbeiter sollten darüber informiert werden, welche (persönlichen) Folgen der Veränderungsprozess hat und welche Perspektiven sich daraus ergeben können. Sollte der Prozess beinhalten, dass ein Teil der Mitarbeiter freigesetzt werden soll, muss auch das frühzeitig kommuniziert werden. Die Mitarbeiter sollten außerdem Raum bekommen, ihre Bedenken zu äußern. In deinen Change-Prozess solltest du sie durch klare Kommunikation, aber auch durch unterstützende Maßnahmen aktiv mit einbeziehen. 
3. Du vernachlässigst die Unternehmenskultur. Change-Projekte kannst du nicht wie normale Projekte planen, da du mit Change Management grundlegendere Veränderungen anstrebst. Standorte zusammenlegen oder Arbeitsprozesse ändern, das mag dir in wenigen Wochen gelingen. Aber eine Unternehmenskultur benötigt wesentlich mehr Zeit für Veränderungen. Es könnte sogar mehrere Jahre dauern, bis sich deine Mitarbeiter der neuen Situation angepasst haben, was du in der Planung berücksichtigen solltest. Hilfreich für die Änderung der Unternehmenskultur sind Coachings und Team Workshops. 
4. Du nutzt Widerstand nicht als Ressource. Widerstand der Mitarbeiter kann dir wertvollen Input geben, denn er kann dir auch ihre Bedürfnisse aufzeigen. Du kannst Widerstand und seine Gründe also nutzen, um Prozesse zu überdenken und ggf. zu optimieren. 
5. Change Fatigue, Veränderungsmüdigkeit, ist ein weiterer Risikofaktor. Dieser ist häufig zu beobachten, wenn Mitarbeiter bereits eine gescheiterten Change Versuch hinter sich bzw. sie dabei negative Erfahrungen gemacht haben. Das kann die Stimmung im Unternehmen und damit auch für eine erneute Veränderung negativ beeinflussen. Der geplante Change sollte daher einen Mehrwert gegenüber dem derzeitigen Zustand liefern. 

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Erfolgsfaktoren – So gelingt Change Management

Um Change Management Projekte erfolgreich umzusetzen, braucht es verschiedene Elemente: Expertise im Projektmanagement, betriebswirtschaftliches Know-how, die richtige Technologie und auch psychologisches bzw. mentales und emotionales Feingefühl. 

Aber wesentliche Erfolgsfaktoren für Change Management sind zum Beispiel: 

1. Setzen spezifischer Ziele 
   Um effektive Maßnahmen entwickeln zu können, müssen klare Ziele bzw. ein klares Ziel definiert werden. Was soll erreicht werden, wie soll es umgesetzt werden, wann wird das neue Modell eingeführt, wie wird der Erfolg gemessen? sind Fragen, die du beantworten können solltest . Viele setzen dabei auf SMART-Zielformulierungen: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert. 
   
   
2. Methodisches Vorgehen 
   Das Change-Management-Projekt muss spezifisch bzw. methodisch angegangen werden, wofür du einen konkreten Plan erstellen musst. Außerdem sollten mögliche Spannungen mit oder zwischen den Mitarbeitern bedacht werden. Wenn Neubesetzungen notwendig sind, fühlen sich manche Mitarbeiter womöglich übergangen. Nicht nur eine klare Planung, sondern auch transparente Kommunikation helfen dabei, solche Herausforderungen professionell zu lösen. 
   
   
3. Beteiligung und Motivation von Mitarbeitern
   Mit Mitarbeitern kann ein Change Management Projekt stehen oder fallen. Es ist also wichtig für dich und dein Unternehmen, rücksichtsvoll zu sein und insbesondere kritischen Mitarbeitern Gehör zu schenken. Es ist durchaus denkbar, dass dir das wichtigen Input liefert, welche Veränderungen stattfinden müssen, aber welche Strukturen beibehalten werden sollten. Der Change Management Prozess kann dir nur gelingen, wenn du deine Mitarbeiter daran beteiligst. 

Im Change Management müssen die beteiligten Personen ernst genommen werden, egal in welcher Position. Aber ein Erfolgsfaktor ist auch eine Identifikationsfigur im Top-Management, die den Veränderungsprozess führt, notfalls auch gegen Widerstände. Diese Person lebt außerdem die Kernwerte des Prozesses vor, übernimmt dabei Verantwortung, ist lösungsorientiert, motivierend und offen für Feedback. 

Dadurch können Mitarbeiter motiviert und aktiviert werden, was den Change-Management-Prozess effektiv und nachhaltig erfolgreich macht. Workshops für alle Unternehmensbereiche und eine damit einhergehende interne Vernetzung der Mitarbeiter ist dabei hilfreich.

Ein weiterer wichtiger Change Management Erfolgsfaktor – Nimm dir Zeit. Du musst dir realistische Ziele setzen und umsetzbare Maßnahmen ansetzen. Mitarbeiter müssen sich nicht nur mit der neuen Situation, sondern womöglich auch mit neuer Software oder neuen Abläufen vertraut machen, sie müssen in neue Aufgaben eingearbeitet werden. Möglicherweise müssen Konflikte gelöst werden. Für deinen Change-Management-Prozess solltest du also genügend Zeit einplanen, damit er dir gelingt. 

Im Idealfall erhältst du Unterstützung von einem externen Unternehmensberater, der deinen Change-Management-Prozess von außen unterstützt.

Kern des Change Managements: Halte an den wesentlichen Elementen deiner Unternehmensvision fest, aber passe sie gleichzeitig so an, dass sie wettbewerbsfähig und relevant bleiben. Frage dich, wie du deine Vision durch Veränderungen noch besser erreichen kannst.

Bewährte Schritte und Methoden 

Für Change Management wird zum Beispiel eine Vorgehensweise vorgeschlagen, in der Ausgangssituation, Veränderung und Grund dafür definiert werden: 

1. Ausgangssituation: Zusammen mit beispielsweise dem Management, Geschäftspartnern und Mitarbeitern definierst du den Ist-Zustand deines Unternehmens. 
2. Ziel: Um eine Vision für den Soll-Zustand zu entwickeln, beschreibst du die Richtung, in welche sich das Unternehmen entwickeln soll. 
3. Grund: Verdeutliche, warum die Änderung wichtig ist. Sorge aber dafür, dass sie mit deiner Geschäftsstrategie im Einklang ist. 

Orientiere dich außerdem an den verschiedenen Grundsätzen: 

1. Beachte die Zeichen in deinem Unternehmen, die einen Change notwendig machen, damit du den Veränderungsprozess proaktiv angehen kannst. 
2. Begrüße die (notwendigen) Veränderungen in deinem Unternehmen, während du deiner Vision treu bleibst. 
3. Entwickle einen soliden Plan, an den du dich während des gesamten Change-Management-Prozesses hältst. 

Setze also auf Change-Management-Instrumente. Um dein Change Management Projekt erfolgreich umzusetzen, kannst du wie folgt vorgehen: 

1. Diagnostiziere Defizite 
   Falls es sie gibt – denn für einen Change musst du nicht auf den Krisenfall warten. Aber wenn doch: Welche Probleme gibt es momentan genau und was könnte sie ausgelöst haben? 
2. Analysiere
   Welche Hürden gilt es zu meistern? Dafür kannst du Arbeitsprozesse und die Organisation analysieren. 
3. Formuliere Ziele
   Welche Ziele möchtest du genau erreichen, wohin soll sich das Unternehmen entwickeln? 
4. Setze Strategien und Konzepte um 
   Wie möchtest du das Ziel erreichen? Eine Prozessberatung bzw. ein externer Unternehmensberater kann hier hilfreich sein. 
5. Überprüfe und bewerte deine Ergebnisse
   Wurden die Ziele erreicht? Nicht nur eine Überprüfung der Zielsetzungen, sondern auch Interviews und Befragungen der Mitarbeiter können hier hilfreich sein. 
   
   

Mitarbeiter motivieren und nachhaltig verändern

Für ein erfolgreiches Change Management kommst du an einer Selbstveränderung der Führungskräfte und Mitarbeiter nicht vorbei. Das Transtheoretische Modell der Veränderung besagt, dass erfolgreiche Selbstveränderung ein Prozess ist, der meist lang andauert. Das Modell zeigt verschiedene Stadien auf: 

1. Sorglosigkeit 
2. Bewusstwerdung
3. Vorbereiten
4. Handeln
5. Dranbleiben
6. Stabilisieren 

Deine Mitarbeiter befinden sich zunächst im Stadium der Sorglosigkeit. Ihnen ist kein Problem bewusst und daher sehen sie auch keinen Anlass zur Veränderung. Ab der Phase der Bewusstwerdung setzen sich auch Mitarbeiter mit den Veränderungen auseinander, wobei konkrete Pläne in der Vorbereitungsphase getroffen werden. Das kannst du mit Hilfe der Change Management Tools machen. 

Die Umsetzung deines Change Managements Projekts ist die Phase des Handelns. Hier kannst du Change Agents einspannen, die dich dabei unterstützen. In der letzten Phase, der Stabilisierung, ist das Ziel insoweit erreicht, dass eine neue Routine entwickelt werden konnte. 

Dein Ziel sollte es sein, deine Mitarbeiter bereits während der Planung der Veränderung dazu anzuregen, zu reflektieren und zu verstehen, dass alte Routinen abgelegt werden müssen. Durch offene Kommunikation und aktive Integration gelingt dir das am besten. 

Deine Mitarbeiter frühestmöglich mit einzubeziehen hat aber noch einen anderen großen Vorteil: Bereits in der frühen Phase des Change-Management-Prozesses kannst du ihre Haltung beeinflussen und sie nachhaltig für die anstehenden Veränderungen motivieren. Das gibt ihnen die Chance, sich mit konkreten Plänen auseinanderzusetzen und neue Verhaltensweisen auszuprobieren. 

Veränderungen und Mitarbeiter – Warum Kommunikation so wichtig ist 

Mindestens die Akzeptanz deiner Mitarbeiter für deinen Change-Management-Prozess ist unabdingbar, denn du musst nicht nur das Unternehmen, sondern auch das Verhalten verändern. Ob der Prozess erfolgreich verläuft, ist abhängig davon, ob deine Mitarbeiter (und auch du) dazu bereit sind, das Verhalten zu ändern. 

Die Unterstützung deiner Mitarbeiter erhältst du nur, wenn du offen kommunizierst. Begründe so früh wie möglich dein Change Management Projekt und erläutere die gesetzten Ziele. Deine Erklärungen müssen nachvollziehbar sein. Außerdem brauchen die Mitarbeiter Raum, Feedback abzugeben und sich somit aktiv einbringen zu können. 

Die Rolle der Führungskräfte im Change Management

Für den Change Management Prozess und seinen Erfolg spielen Führungskräfte eine tragende Rolle. Die Herausforderung liegt hierbei unter anderem darin, dass sie sich selbst erst den Problemen bewusst werden, trotzdem aber recht zügig ihre Mitarbeiter anleiten müssen, etwas zu verändern. Führungskräfte müssen sich konkrete Ziele setzen, Pläne aufstellen und dabei lösungsorientiert arbeiten. 

Außerdem kann es auch Unstimmigkeiten geben. Nicht nur in der Führungsriege, sondern auch unter den Mitarbeitern kann es Gegner für Veränderungen geben. Für Führungskräfte ist zum Beispiel relevant: 

1. Welche Erwartungen gibt es für Mitarbeiter und Führungskräfte? 
2. Müssen Mitarbeiter in andere Abteilungen versetzt werden? 
3. Sind zusätzliche Qualifikationen und Weiterbildungsmaßnahmen notwendig und wenn ja, welche? 
4. Wie können Mitarbeiter zu Veränderungen angeregt werden? 

Führungskräfte sollten außerdem: 

1. Lernen, auch ihr eigenes Verhalten im Sinne der Veränderung immer wieder zu reflektieren, da sie sich selbst durch den Change-Prozess führen müssen. 
2. Den Change-Management-Prozess professionell vorbereiten. 
3. So viel Unterstützung wie möglich einfordern, auch extern. 
4. Mitarbeitende regelmäßig offen und klar über Veränderungen und den aktuellen Stand informieren. Hierfür bieten sich Informationsveranstaltungen an. 
5. Mitarbeitern gegenüber wertschätzend auftreten und für ihre Bedenken ansprechbar sein. 
6. Mitarbeiter aktiv einbinden. 
7. Befürworter der Veränderung unter den Mitarbeitern identifizieren und diese als “Zugpferde” einsetzen. (z. B. als Change Agents) 
   
   

Umgang mit Widerstand und Herausforderungen

Bei einem Change Management Prozess haben Mitarbeiter häufig Ängste oder sind verunsichert, ob sich die Veränderungen lohnen und was sie alles mit sich bringen.

Die Emotionen der Mitarbeiter zu verstehen, hilft dir beim erfolgreichen Umsetzen deines Change-Management-Projekts. Elisabeth Kübler-Ross definierte ein Modell der Veränderungskurve. Dieses zeigt auf, welche Emotionen Mitarbeiter während eines Change-Management-Prozess erleben. Diese sieben Emotionen sind: 

1. Schock
   Das Change-Vorhaben wird mitgeteilt und die Mitarbeiter reagieren geschockt, denn der Mensch ist ein Gewohnheitstier. Die Mitarbeiter verstehen die Notwendigkeit womöglich nicht vollumfänglich und reagieren mit innerem Widerstand. 
2. Verneinung
   Der innere Widerstand schlägt womöglich in heftige Abwehr um. Mitarbeiter befürchten eine Verschlechterung der Situation und wollen sich nicht vom Gewohnten lösen. 
3. Trauer
   Trauer über den Verlust des Altbewährten kann sich einstellen, wenn Mitarbeiter realisieren, dass sie mit ihrem Widerstand keinen Erfolg haben werden. 
4. Abschied
   Die Bereitschaft, das Alte loszulassen, setzt bei den Mitarbeitern ein. 
5. Akzeptanz
   Bei den Mitarbeitern wächst die Bereitschaft, sich konstruktiv mit der Veränderung zu befassen. 
6. Ausprobieren
   Die Mitarbeiter bringen sich nun in deinen Change-Prozess mit ein und gestalten aktiv die Veränderung mit. 
7. Integration
   Dein Change Management Projekt wird Realität, denn deine Mitarbeiter haben sich mit der Situation vertraut gemacht und in deinem Unternehmen entwickelt sich eine neue Stabilität. 

Dieses Wissen hilft dir dabei, Widerstände und Herausforderungen ausgehend von deinen Mitarbeitern besser zu meistern – denn du verstehst, dass sie dir und dem Unternehmen gegenüber keine bösen Absichten hegen. Du solltest sie behutsam durch den Veränderungsprozess führen und dabei immer transparent alle Schritte und deren Notwendigkeit kommunizieren. 

Auch eingesetzt werden können sogenannte Change Agents. Es handelt sich dabei um Teammitglieder, die engagiert und besonders motiviert sind, Veränderungen voranzutreiben. Change Agents sind in der Lage, starke und positive Motivation zum Change freizusetzen. Führungskräfte können Change Agents vorschlagen oder Mitarbeiter können sich selbst dafür bewerben. 

Am Anfang des Veränderungsprozesses sollten Change Agents für verschiedene Themen (z. B. Teamentwicklung, Moderation oder Konfliktmanagement) qualifiziert und gecoacht werden. Anschließend tauschen sich die Agents in einer Change-Agent-Organisation untereinander, aber auch mit einer zugeordneten Führungskraft aus. Circa 30 % ihrer Arbeitszeit sollten Change Agents dabei als interne Treiber der Veränderung aufbringen, was sich aber auszahlen wird. Denn sie machen es den Führungskräften leichter und sorgen unter ihren Kollegen für mehr Motivation, über Verbesserungen nachzudenken. Auf diese Weise können Mitarbeiter auch aktiv in den Veränderungsprozess einbezogen werden.

Change Management: Praxisbeispiele  

Auch im Change Management kannst du von anderen lernen – dich entweder von ihnen inspirieren lassen oder um ihre Fehler nicht auch zu machen. Im Veränderungsmanagement gibt es verschiedene positive Beispiele: 

iPhone, MacBook & Co., damit hat Apple nicht angefangen, aber Ende der 90er lief es schlecht: In einem einzigen Quartal hat Apple 56 Millionen US-Dollar verloren. Der Mac Portable wog ganze 7 kg und das Videospielsystem Apple Pippin fand wenig Anklang. Der Apple-Mitgründer Steve Jobs sprang wieder ein und verhalf dem Unternehmen zu bahnbrechenden Erfolgen: Mit iMac, MacBook und dem iPod. Daraus entwickelte sich das iPhone, wodurch Apple zum ersten börsennotierten US-amerikanischen Unternehmen mit einem Wert von 1 Billion Dollar wurde. Apple musste sich verändern, blieb der Vision aufstrebende Technologien der breiten Masse zur Verfügung zu stellen aber treu. 

Dein Learning: Den Anforderungen deiner Kunden entsprechend musst du dich  weiterentwickeln. Begrüße den Wandel, aber bleibe deiner Vision treu. 

Wusstest du, dass sich Netflix Ende der 90er als DVD-Versandservice gründete? Die DVDs wurden digital ausgeliehen, versendet und anschließend zurückgesendet. Das lief eine Weile richtig gut, aber durch die Digitalisierung und den Wandel der Unterhaltungsbranche hätte das irgendwann nicht mehr funktioniert – oder gehst du noch in Videotheken? Netflix kündigte also an, separate Gebühren für digitales Streaming zu erheben, was viele erstmal nicht so toll fanden. 2011 verließen 800.000 Nutzer den Service, die Aktie sank innerhalb von vier Monaten um 77 %. Doch durchhalten hat sich ausgezahlt: Von 23 Millionen Abonnenten im Jahr 2011 wuchs Netflix auf 163 Millionen im Jahr 2019. 

Dein Learning: Veränderungen sind wichtig, aber sie verlaufen selten reibungslos. Auch stellen sich Erfolge nicht sofort ein. Es kann länger als angenommen dauern, bis du einen tatsächlichen Fortschritt siehst. Bleib daher auf Kurs und vertraue dem soliden Plan, den du erstellt hast.

Im Ursprung setzte Lego nur auf die bekannten Steine zum Bauen, aber mit der Digitalisierung hatten auch sie zu kämpfen: Hunderte Millionen Dollar und Tausende Angestellte verlor Lego in den 2000ern. Sie nahmen dann das, was Lego so einzigartig macht – das Spielerische und die Fantasie – und übertrugen es mit Filmen, Videospielen und Fernsehsendungen in die digitale Welt. Einiges basiert auf Comics und Marvel-Helden, aber Lego produzierte auch eigene Marken wie Ninjago und The Lego Movie. 

Aber die Steinchen, für die Lego so bekannt geworden sind, haben sie weiterhin im Sortiment. Der Markenkern blieb also erhalten, während das Unternehmen neue Wege ausprobierte. 2015 hatte Lego dann Verkäufe in Höhe von über 5 Milliarden US-Dollar und damit 3 mehr als fünf Jahre zuvor. 

Dein Learning: Den Wandel zu ignorieren bedeutet dabei zuzusehen, wie dein Unternehmen an Bedeutung verliert. Du musst dich Änderungen also stellen, die Zügel in die Hand nehmen und so ein Teil der Zukunft werden. Halte dabei den Kern des Unternehmens intakt. 

Fazit zum Change Management

Um mit deiner Konkurrenz mithalten und Kunden und Interessenten weiterhin begeistern zu können, ist es manchmal unumgänglich, etwas zu verändern. Change Management ist wichtig, sollte dich aber auch nicht belasten. Für tiefgreifende Veränderungen in deinem Unternehmen, die dich deiner Vision näherbringen sollen, braucht es eine gute Planung und noch bessere Maßnahmen zur Umsetzung. Setze auf Tools, die dich während des Prozesses genauso unterstützen wie deine Mitarbeiter. 

Der Erfolgsfaktor im Change Management sind deine Mitarbeiter. Sie sind von deinem Veränderungsprozess direkt betroffen und könnten den Wandel blockieren, wenn sie nicht emotional und fachlich auf den Change vorbereitet werden. Das A und O ist also eine gute Kommunikation und die Mitwirkung deiner Angestellten. 

Mit Change Management hilfst du deinem Team, die geplanten Veränderungen zielgerichtet umzusetzen. Das wird nicht nur dein Projekt, sondern auch dein Unternehmen langfristig erfolgreich machen.

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