Elektronische Rechnungspflicht: Rechtlicher Hintergrund und Geschichte
Die E-Rechnungspflicht basiert auf dem Wachstumschancengesetz, welches bereits 2023 von der Bundesregierung als Teil einer umfassenden Steuerreform beschlossen wurde. Eine weitere Grundlage stellt die E-Rechnungsverordnung dar, welche die verbindliche Nutzung der elektronischen Rechnung für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland ab dem 1. Januar 2025 einführt.
Ziel dieser Regelung ist es, die Steuerhinterziehung insbesondere bei der Umsatzsteuer effizienter zu bekämpfen. Hierbei wird auf europäische Normen zurückgegriffen, die eine medienbruchfreie und automatisierte Verarbeitung von Rechnungen ermöglichen sollen.
Die Grundlage hierfür bildet die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die den rechtlichen Rahmen für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen schuf.
Auf dieser Basis entstand in Deutschland die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen, die zunächst im öffentlichen Sektor implementiert wurde und ab 2025 nun auf alle B2B-Umsätze ausgeweitet wird.
Ein weiteres wichtiges Gesetz stellt das E-Rechnungsgesetz (auch: Gesetz zur Förderung der elektronischen Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen) dar. Gemäß diesem sind Unternehmen, welche öffentliche Aufträge erfüllen, bereits seit November 2020 verpflichtet, für diese E-Rechnungen auszustellen.
Bezug zur EU: „VAT in the Digital Age“
Die E-Rechnungspflicht ist Teil der europäischen Strategie zur Digitalisierung des Steuerwesens. Besonders relevant ist die Initiative VAT in the Digital Age (ViDA), die auf EU-Ebene bis 2028 die Einführung eines elektronischen Meldesystems für grenzüberschreitende Umsätze vorsieht. Diese Systeme sollen durch die Daten aus E-Rechnungen gespeist werden, was eine europaweite Harmonisierung der Umsatzsteuererfassung und -meldung unterstützen soll.
E-Rechnungspflicht: Wer ist betroffen?
Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft sämtliche umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen, die inländische Umsätze zwischen Unternehmen (B2B) abwickeln. Dies gilt unabhängig von der Unternehmensgröße – ausgenommen sind hiervon Kleinunternehmen nach § 19 UStG.
Bei diesen regelte der § 19 UStG bisher, dass die Umsatzsteuer „nicht erhoben“ wurde. Das am 22.11.2024 beschlossene Jahressteuergesetz 2024 passte den Paragrafen nun jedoch an. Ab Januar 2025 gelten Kleinunternehmen mit, einem Vorjahresumsatz bis 25.000 Euro und aktuellen Jahresumsatz bis höchstens 100.000 Euro, als von der Umsatzsteuer befreit. Ein zusätzlicher neuer § 34 a der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung legt zudem fest, dass Kleinunternehmen auch weiterhin sonstige Rechnungsformate, also PDF oder Papierform, zurückgreifen können.
Ganz vorbei am Thema E-Rechnung kommen Kleinunternehmen jedoch nicht. Denn wenn Lieferanten E-Rechnungen versenden, müssen Kleinunternehmen diese dennoch annehmen, verarbeiten und archivieren.
Für alle Betroffenen gelten darüber hinaus die folgenden drei Ausnahmen:
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Fahrausweisrechnungen
- Rechnungen aus dem B2C-Bereich
Was genau ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung muss bestimmten technischen Standards entsprechen, um maschinell verarbeitet werden zu können. Dies umfasst insbesondere die Norm EN 16931, die für den strukturierten Datenaustausch sorgt. Zudem ist es essenziell, dass die Rechnung interoperabel und automatisiert verarbeitbar ist. Das bedeutet, dass das Dateiformat durch verschiedene Geräte und Software universell lesbar sein muss.
In Deutschland sind zwei Formate verbreitet:
- XRechnung: XML-basiertes maschinell lesbares Format
- ZUGFeRD: „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“, ein hybrides Format, das sowohl für maschinelle als auch für menschliche Lesbarkeit geeignet ist
Ein PDF oder ein anderweitig digital eingescanntes Rechnungsdokument sind keine E-Rechnungen. Diese Formate, ebenso wie auch die Papierrechnung, werden künftig unter der Bezeichnung „sonstige Rechnungen“ gehandhabt.
Zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen im korrekten Format erstellen und empfangen kann. Gängige Buchhaltungsprogramme wie DATEV, Lexware und WISO bieten bereits entsprechende Funktionen an.
Wie bewahrt man eine E-Rechnung korrekt auf?
Die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, betreffen E-Rechnungen genauso wie auch zuvor andere Rechnungsformate. Ganz konkret bedeutet dies im Falle der E-Rechnungen, dass diese revisionssicher und im Originalzustand aufbewahrt werden müssen. Weiterhin gilt auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren gemäß § 14 UStG.
E-Rechnungspflicht: Übergangsfristen
Ab dem 1. Januar 2025 dürfen Unternehmen die E-Rechnung nutzen, müssen jedoch nicht sofort auf die Nutzung von Papier- oder PDF-Rechnungen verzichten. Eine Übergangsfrist erlaubt die weitere Nutzung alter Formate bis zum 31. Dezember 2026, wobei die Zustimmung des Empfängers hierfür erforderlich ist.
Generell gelten die folgenden Fristen:
- Ab 01.01.2025: Entfall des Vorrangs der Papierrechnung
- Bis 31.12.2026: Nutzung „sonstiger Formate“ erlaubt, bei Zustimmung Empfängerseite
- Ab 01.01.2027: E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 Euro
- Ab 01.01.2028: E-Rechnungspflicht für Unternehmen mit Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro
Unternehmen, die den Vorgaben der E-Rechnungsverordnung nicht nachkommen, riskieren Sanktionen, da die korrekte Rechnungsstellung Voraussetzung für den Vorsteuerabzug ist. Fehlende oder unvollständige E-Rechnungen können zudem zu Nachforderungen durch das Finanzamt führen.
Hier haben wir für dich alle Änderungen zusammengefasst, die auf Online-Händler und Unternehmen im E-Commerce 2025 zukommen.
Welche Vorteile und Nachteile bringt die E-Rechnungspflicht?
Die Einführung der E-Rechnung wirkt auf Unternehmen zunächst wie ein großer Umbruch tradierter Prozesse. Der größte Vorteil erwächst dabei tatsächlich für die Regierung, welche sich durch die verstärkte Restriktion eine Senkung von Steuerbetrug und damit deutliche Mehreinnahmen erhofft. Aber auch Unternehmen können Positives aus der Neuerung mitnehmen.
- Gesenkter Papierverbrauch
- Weniger Aktenordner
- Weniger Versandkosten für Briefe
- Verbesserter Überblick über Finanzen
- Effizienzsteigerung (kein manuelles Eingeben von Rechnungen mehr)
Bis man diese Vorteile wirklich auskosten kann, stehen jedoch einige Umstellungen um Raum. Unternehmen sollten hier frühzeitig in die Planung gehen.
Checkliste: Wie bereite ich mein Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vor?
- Überprüfung bestehender Rechnungsprozesse
- Beratungstermin mit Buchhaltungssoftware-Dienstleister
- Beratungstermin mit dem Steuerbüro
- Gespräch mit allen betreffenden Mitarbeitenden
- Gespräch mit den wichtigsten Lieferanten
- Auswahl eines geeigneten Formats
- Information über Formatwahl an Kunden/Lieferanten mit Fristangabe
- Anpassung der IT-Infrastruktur
- Schulung der Mitarbeitenden
- Testphase
Vor allem eine gezielte Testphase, beispielsweise mit ausgewählten Kunden, kann vor der finalen Umsetzung helfen, Baustellen zu identifizieren und zu beheben. Auch wenn die Übergangsfristen suggerieren, dass bis zur eigentlichen Pflicht noch viel Zeit ist, sollten Unternehmen diese Zeit nutzen, um sich aktiv vorzubereiten.
Zudem könnten Lieferanten hier bereits weiter sein und ab Januar 2025 jederzeit mit dem Versand von E-Rechnungen beginnen. Daher sollten vor allem für den Empfang von E-Rechnungen frühzeitig Vorkehrungen getroffen werden.
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